Instructie

Reserveringstool

Alles over ruimtes reserven bij het Wolderhuus

Belangrijk om te weten

  • De webtool werkt 1 kant op. Van de website naar de agenda’s. Als je iets wijzigt in de agenda’s veranderd dit niet op de website. 
  • De Vergaderruimte combi staat los van Vergaderruimte 1.02 en 1.03. De boekingen moeten apart gemaakt worden. Zie workflow hieronder. 
  • Wil je een aanvraag bevestigen of weigeren, doe dit dan via de website of via de linkjes in de aanvraagmail. 
  • Het wijzigen van een afspraak moet in beide systemen gedaan worden, hiertussen zit geen link. 

Snelle vragen gids

Hieronder vind je een aantal antwoorden op veelgestelde vragen.

Je hebt een inlog nodig voor reservering.wolderhuus.nl om de handleidingen te volgen. 

Dit kan eenvoudig door de bevestigingslink in de aanvraag mail aan te klikken. Heb je deze mail niet meer dan kun je het ook in de website accepteren. Je volgt dan de volgende stappen:

  1. Login op de website en ga naar de kalender. 
  2. Zoek de betreffende reservering. 
  3. Klik op de reservering, er verschijnt nu een pop-up. 
  4. Gebruik de linkjes aan de rechterkant om te accepteren (confirm) of te annuleren (cancel). 
  5. De reservering wordt nu bevestigd of uit het systeem gehaald, afhankelijk van het gekozen linkje. Ook wordt de reservering in de agenda aangepast/verwijderd.

Als een combinatieruimte is geboekt wordt dat in de agenda’s doorgevoerd ook in de deelruimtes. Maar op de website blijven de deelruimtes dan beschikbaar. Om dat te voorkomen kun je een “achter de schermen” boeking maken. Deze reservering komt wel in het websysteem maar niet in de agenda’s.

Om een “achter de schermen” boeking te maken doe je het volgende:  

  1. Login op de website en ga naar Appointments (in het linker menu) of Reserveringen in het (dashboard). 
  2. Klik bovenin op de blauwe knop Add new
  3. Je kunt de meeste velden overslaan.
    Vul bij Status in Completed.
    Vul bij Service in Minder dan 50 personen
    Vul bij Provider de ruimte in waar je een boeking wilt maken. 
    Kies een datum en een tijdslot. Je kunt maar 1 tegelijk selecteren. Het veld Date blijft leeg, maar als het goed is komt daaronder bij Appointment Details de datum en tijd te staan. 
    Vul een User Name in, handigst is om hier je eigen naam te doen. 
    Vul ook een User Email in, gebruik hiervoor ook je eigen mailadres of reservering@wolderhuus.nl
  4. Klik daarna op de blauwe knop Add new onderaan.
  5. Herhaal dit proces voor de andere deelruimte.

Een lunch, catering of extraatje is eenvoudig aan te passen via de website.

  1. Login op de website en ga naar een van de opties Lunch/Catering/Extraatjes (in het linker menu of in het dashboard). 
  2. Kies het pakket dat je wilt bewerken. Klik op bewerken.
  3. Pas de tekst aan, verander de afbeelding of wijzig de prijs. 
  4. Klik daarna op de blauwe knop Updaten rechts bovenaan.

Dat kan zeker via de website. 

  1. Login op de website en ga naar ruimtes (in het linker menu of in het dashboard). 
  2. Kies de ruimte die je wilt bewerken. Klik op bewerken.
  3. Pas de tekst aan, verander de afbeelding of wijzig de prijs. 
  4. Klik daarna op de blauwe knop Updaten rechts bovenaan.

Kom je er niet uit met deze handleiding?

Stuur dan gerust een email naar info@voorlopers.nl 

We helpen je graag verder.

Inschrijven op de nieuwsbrief

Schrijf je vandaag nog in en blijf op de hoogte van de laatste marketing tips & tricks.